Buhalterinė apskaita vis dar neretai įsivaizduojama gana tradiciškai: mėnesio pabaigoje surenkamos sąskaitos, dokumentai siunčiami buhalteriui, duomenys suvedami į apskaitos programą, o pritrūkus kokio nors dokumento prasideda jo paieškos elektroniniuose paštuose ar įmonės aplankuose.
Tačiau apskaita gali veikti ir kitaip. Vis daugiau procesų galima automatizuoti taip, kad dokumentai ir duomenys tarp skirtingų sistemų judėtų su gerokai mažiau rankinio darbo.
Ir čia svarbiausia ne tai, kad buhalteriui tampa patogiau. Automatizuota apskaita pirmiausia gali būti naudinga pačiam verslui - informacija apdorojama greičiau, mažėja pasikartojančio darbo, o vadovas gali operatyviau matyti įmonės finansinę situaciją.
Ką iš tiesų reiškia apskaitos automatizavimas?
Tai nebūtinai reiškia sudėtingų sistemų diegimą ar visišką įmonės apskaitos pertvarkymą. Kartais pradžia yra labai paprasta - pavyzdžiui, atsisakoma sąskaitų siuntimo buhalteriui elektroniniu paštu ir dokumentai pradedami automatiškai perduoti į vieną sistemą.
Priklausomai nuo įmonės veiklos galima automatizuoti sąskaitų perdavimą ir dalį jų apdorojimo, banko operacijų importavimą, dokumentų valdymą, kai kuriuos darbo užmokesčio procesus ar ataskaitų formavimą.
Kuo daugiau dokumentų ir operacijų turi įmonė, tuo labiau pradeda jaustis skirtumas.
Jeigu tą pačią informaciją darbuotojas pirmiausia įveda vienoje sistemoje, paskui ji persiunčiama buhalteriui ir dar kartą suvedama į apskaitos programą, atliekamas darbas, kurio bent dalies galima išvengti. Kartu kiekvienas papildomas rankinis veiksmas sukuria dar vieną vietą, kurioje gali atsirasti klaida.
Automatizuojant procesą duomenys gali būti perduodami tiesiogiai. Tai nereiškia, kad klaidos tampa neįmanomos, tačiau sumažėja rizika suklysti tiesiog perrašant sumą, datą, sąskaitos numerį ar kitą informaciją.
Verslui svarbiausia ne sutaupytos buhalterio minutės
Didžiausia nauda atsiranda tada, kai apskaitos informacija tampa prieinama greičiau.
Vadovui nėra labai naudinga po kelių savaičių sužinoti, kokia įmonės finansinė situacija buvo praėjusį mėnesį. Sprendimus dažnai reikia priimti dabar - matyti pajamas, sąnaudas, įsipareigojimus, pinigų srautus ir suprasti, kaip keičiasi įmonės rezultatai.
Jeigu dokumentai į apskaitą patenka nuolat, o ne vieną kartą per mėnesį, ir finansinė informacija gali būti atnaujinama greičiau.
Ypač tai pasijunta verslui augant. Kai įmonė turi kelias sąskaitas per mėnesį, dokumentus dar galima persiųsti elektroniniu paštu ir viską susitvarkyti rankiniu būdu. Kai atsiranda daugiau klientų, darbuotojų, tiekėjų ir operacijų, tas pats procesas pradeda reikalauti vis daugiau laiko.
Tuomet problema dažnai būna ne pati buhalterinė apskaita, o tai, kaip informacija iki jos nukeliauja.
Pavyzdžiui, sąskaita lieka darbuotojo elektroniniame pašte, kvitas - automobilyje, kitas dokumentas išsaugomas kompiuteryje, o mėnesio pabaigoje buhalteris turi iš naujo prašyti trūkstamos informacijos. Skaitmenizuotas dokumentų valdymas leidžia šį procesą sutvarkyti taip, kad dokumentai iš karto patektų ten, kur turi patekti.
Ar automatizavus apskaitą buhalterio reikės mažiau?
Automatizavimas pirmiausia pakeičia techninę darbo dalį.
Programa gali perkelti duomenis, importuoti banko operacijas ar padėti apdoroti dokumentus. Tačiau ji savaime neišsprendžia visų mokestinių ir apskaitos klausimų. Nestandartinei operacijai vis tiek reikia įvertinimo, o verslui priimant finansinius sprendimus - profesionalios konsultacijos.
Todėl automatizavimas veikiau leidžia buhalteriui mažiau laiko skirti mechaniniam duomenų suvedimui ir daugiau - kontrolei, analizei bei konsultacijoms.
Verslui dėl to nebūtina pradėti nuo didelio automatizavimo projekto. Daug praktiškiau pirmiausia pasižiūrėti, kur šiandien prarandama daugiausia laiko.
Gal sąskaitos renkamos iš penkių skirtingų vietų? Gal banko duomenys vis dar apdorojami rankiniu būdu? Gal kiekvieną mėnesį kartojasi ta pati trūkstamų dokumentų problema? O gal vadovas finansinius rezultatus gauna per vėlai?
Nuo tokio klausimo ir verta pradėti.
Apskaitos automatizavimo tikslas nėra turėti kuo daugiau programų. Geras procesas yra tas, kuriame informacija juda paprastai, nereikia kelis kartus atlikti to paties darbo, o verslas laiku gauna duomenis, kurių jam reikia sprendimams priimti.
